La procédure – ou le processus – d’entreprise désigne la façon dont une action va se dérouler dans une entreprise. La principale caractéristique de cette action, c’est qu’elle est reproductible. Un remboursement de notes de frais, une prise de congés, une prise de commande d’un client… toutes ces choses font partie de la procédure d’entreprise. Le BPM open source, ce n’est ni plus ni moins qu’une manière d’optimiser cette procédure en l’automatisant. Voilà comment ça marche.
Présentation du BPM open source
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Petite définition
Le BPM en tant que tel est l’acronyme du terme anglophone « Business Process Management » utilisé pour le désigner. Le qualificatif « open source » qui l’accompagne signifie simplement que le programme est ouvert (voir ici) et qu’il jouit d’une liberté de redistribution. Le BPM peut remplir un nombre conséquent de fonctions visant, ultimement, à simplifier les processus.
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Pour ce faire, il offre à l’utilisateur une vision d’ensemble de l’organisation de l’entreprise. De cette vision d’ensemble, on va aboutir à une analyse précise du fonctionnement de la structure : l’apparence de la hiérarchie, la répartition des rôles, les performances réelles et temporelles, les flux d’activités…Une fois toutes ces données collectées, on procède à leur conversion en modèle informatique.
Les étapes de son fonctionnement
Le BPM open source doit permettre à l’entreprise de tirer un certain nombre d’avantages, parmi lesquels une meilleure productivité, un service de plus grande qualité offert à la clientèle et une meilleure compréhension des opportunités du marché sur lequel elle se positionne. Pour tirer de tels bénéfices du programme, on le fait évoluer comme suit :
- On fixe les objectifs de l’entreprise
- On identifie ses processus, puis on les représente graphiquement
- L’identification des procédures permet de mettre en lumière la chaîne de valeur de l’entreprise. On aligne les objectifs à cette chaîne
- On mesure les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs
- Le système du BPM entre en action et propose l’exécution de processus à la fois humains et automatisés
- Son interface donne aux personnes concernées l’accès à la tâche dont elles doivent d’acquitter
- Dans un même temps, le programme donne accès à l’affichage et à l’interaction avec tous les systèmes utilisés par l’entreprise, tels bases de données, systèmes de gestion, logiciels de traduction, messageries, ou autres
- Enfin, le BPM permet le suivi et la gestion des processus en temps réel
Présentation et analyse des processus
Concrètement, le processus métier d’une entreprise, c’est une succession d’étapes. Le BPM open source permet une mainmise totale sur ces étapes. Il en permet aussi l’automatisation. Ainsi, plutôt que de répéter « à main nue » la même opération un nombre incalculable de fois, on laisse au programme le soin de s’en charger pour nous.
Mais alors, d’un point de vue technique, qu’est-ce que ça donne ? Prenons l’exemple d’un système informatique capricieux. Un ou plusieurs employés de l’entreprise mentionnent le problème. Il faut alors lancer une procédure de résolution, qui prendra du temps et se fera en plusieurs étapes : on identifie la source du problème, puis on en parle à l’interlocuteur adéquat (dans ce cas précis, un ingénieur technique ou un développeur). On procède ensuite au suivi puis à la résolution, et on documente. Avec BPM open source, tout cela apparaîtra sous forme de graphique.
Cet exemple vous permet de clairement identifier les différentes étapes qui jalonnent le processus. Ce n’est pas toujours évident, car certains processus se font de manière rapide en entièrement orale. Il peut s’agir d’un patron accordant 2 jours de congés à un employé, ou d’un chef de service demandant à un collaborateur d’aller acheter du papier pour l’imprimante de l’équipe. Ces processus passent totalement inaperçus, et pourtant… ils ont leur importance !
L’énorme avantage offert par BPM open source, finalement, réside dans le fait qu’une tâche (aka un processus), si elle peut être automatisée, le sera. De plus, prenant en compte l’ensemble des procédures de l’entreprise, il se nourrira d’elles pour améliorer la performance globale autant que possible et sans contraintes ni limites.
