Business : le secrétariat externalisé est-il une option intéressante ?

L’externalisation fait partie des méthodes les plus répandues dans la gestion d’entreprise. Elle a d’ailleurs fait ses preuves à maintes reprises pour le grand bénéfice des dirigeants des sociétés. En effet, peu importe la taille de ses dernières, l’externalisation présente des avantages non négligeables. Cela est décelé lors des temps de crise, mais aussi dans des situations moins critiques. Le secrétariat est compté parmi les branches de l’externalisation les plus exploitées en ce moment. Mais est-ce vraiment une option intéressante pour les entreprises ?

Un phénomène qui prend de l’ampleur

Le secrétariat à distance ou le secrétariat externalisé est un phénomène qui prend de plus en plus d’ampleur ces dernières années. Bon nombre d’entreprises ont effectivement décidé d’avoir recours à cette méthode de gestion depuis quelques années maintenant. Le principe de l’externalisation de cette activité d’entreprise se traduit par le recours aux services d’un prestataire spécialisé dans le domaine du secrétariat.

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Les tâches confiées à l’agence de sous-traitance restent les mêmes que pour une activité classique de ce genre. La seule différence est que l’agent en charge de la mission œuvre dans des locaux autres que ceux de l’entreprise qu’il représente. C’est notamment ce qui caractérise le phénomène d’externalisation. Les prestataires sont nombreux à mettre leurs compétences à la disposition des entreprises. On peut entre autres citer la société experte en accueil téléphonique sur ce site.

Un atout majeur pour l’entreprise

Les entreprises sont motivées par diverses raisons en optant pour l’externalisation de leur service secrétariat. Tout d’abord, il y a le fait qu’elles ne possèdent pas toujours les infrastructures nécessaires pour accueillir ce type de service. De plus, les moyens humains et financiers peuvent venir à manquer parfois. L’externalisation est dans ce cas précis, une solution toute trouvée pour combler cette lacune qui peut s’avérer significative. Et cela sans négliger les tâches importantes qui doivent être assurées par ce service dans une entreprise. À titre de rappel, ces missions sont entre autres :

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  • L’émission et la réception d’appel de clients et des collaborateurs (partenaires d’affaires, fournisseurs)
  • Gestion du courrier (tri des correspondances et distribution vers les différents départements de l’entreprise)
  • Rédaction de courrier
  • Transcription de conférence, de réunion…
  • Standard téléphonique

Le secrétariat externalisé ouvre également à l’entreprise, des opportunités de bénéficier de l’expertise et du professionnalisme des prestataires dans le domaine. En effet, ces sous-traitants possèdent une qualité de service avantageuse, ainsi que d’une expertise éprouvée à travers les diverses missions de secrétariat qui leur ont été confié.

Outre l’avantage de l’expérience de l’agence de secrétariat à distance, les entreprises peuvent également espérer un gain de temps considérables dans le traitement de ses activités de secrétariat. Cela est particulièrement dû au fait que le sous-traitant est mandaté pour accomplir les missions inscrites dans le cahier des charges dans un délai convenu entre lui et son client. Par ailleurs, les entreprises ont l’occasion de se consacrer à leur cœur d’activité grâce à l’externalisation. Ce qui lui procure une plus grande aptitude concurrentielle.