Une réunion est une séance qui rassemble plusieurs personnes pour une cause commune en un même lieu. Pour réussir une réunion, il faut bien la préparer. Au nombre des préparatifs, il y a le choix du cadre où doit se tenir la réunion. Découvrez dans la suite de cet article quelques conseils pour trouver la salle de réunion idéale pour votre réunion.
Définissez un budget
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Pour trouver la salle parfaite pour votre séance, vous devez d’abord définir un budget. A cette fin, vous devez tenir compte de l’importance de votre réunion. Pour une réunion où certains participants viennent de l’étranger, optez pour de grandes salles de réunion à Rennes. Par contre s’il s’agit d’une réunion de famille ou d’une petite séance entre collaborateurs, une salle ordinaire convient.
Prenez en compte le type de réunion et le nombre de participants
Après avoir défini le budget de location de la salle, vous devez tenir compte du type de réunion que vous organisez. En effet, à chaque type de réunion correspond une salle. Pour une séance de présentation d’un nouveau produit, une salle de réunion en théâtre est appropriée. Pour un séminaire, une salle en classe est plus adaptée. Par ailleurs, le nombre de participants détermine aussi votre choix. Par conséquent, si vous choisissez une salle en U, vous pouvez aisément faire une projection. Néanmoins, le nombre de participants à la réunion est limité.
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Trouvez une salle en fonction de la date de la réunion et sa durée
Pour bien organiser une réunion, il faut fixer une date qui convient à l’ensemble des participants. De même, le choix de votre salle dépend de la date à laquelle la réunion doit se tenir. En effet, pendant certaines périodes de l’année notamment les périodes de fête, les salles de prestige sont très sollicitées. Si votre séance se déroule au cours de l’une de ces périodes, vous devez réserver la salle quelques mois à l’avance. En outre, votre réunion peut durer toute la journée et/ou s’étendre sur plusieurs jours. Dans ce cas, vous devez louer votre salle auprès d’un établissement qui soit en mesure d’assurer votre restauration.
Choisir en fonction des commodités de la salle de réunion
Une réunion nécessite un certain nombre d’équipements qui doivent être disponibles et fonctionnels. Alors, vérifiez si vous avez accès à un vidéoprojecteur, un tableau blanc à marqueur, et un système de visioconférence. Vous pouvez aussi avoir besoin d’une connexion internet, de bouteilles d’eau, de bloc-notes… pour chaque participant. Cependant, vous pouvez adopter une salle qui ne fournit pas tout l’équipement. Vous devez donc être capable d’apporter le matériel manquant.
Par ailleurs, la salle doit aussi disposer d’un accès pour les personnes handicapées. De plus, une personne doit être à votre disposition pour vous accompagner tout au long de la réunion.
